はじめに
日常生活や仕事の中で、「何度も説明したのに、全然伝わらない！」と感じたことはありませんか？
家族や同僚との会話で、伝えたいことがうまく伝わらず、イライラしてしまうことも多いでしょう。
これは単に説明不足や言葉の選び方が悪いからではありません。
実は、人間の認知構造には深い理由があり、その構造を理解することで、説明が相手にしっかりと伝わるようになるのです。
コミュニケーションがうまくいかないと、職場での人間関係が悪化したり、家庭での誤解が生じたりします。
こうしたトラブルを未然に防ぐためにも、伝える技術を磨くことは非常に重要です。
さあ、ここからは「伝わらない理由」と「伝えるための具体的な方法」を一緒に学んでいきましょう。
あなたのコミュニケーション能力が飛躍的に向上し、日常生活や仕事の場での人間関係がよりスムーズになること間違いなしです。
説明が伝わらない理由とは？
異なるスキーマが原因
まず、説明が伝わらない大きな理由として挙げられるのが、私たちが持つ「スキーマ」の違いです。
スキーマとは、これまでの経験や環境から形成された「思い込み」や「先入観」のことを指します。
例えば、「熊」と聞いて何を思い浮かべますか？
可愛らしいキャラクターの熊、野生の熊、あるいは絵本の中の熊など、同じ「熊」という言葉でも、人によってイメージはさまざまです。
これと同じように、私たちはそれぞれ異なるスキーマを持っているため、同じ言葉を使っても、相手に伝わるイメージが異なることがあります。
この違いが、コミュニケーションのズレを引き起こしてしまうのです。
記憶の曖昧さ
もう一つの原因として、人間の記憶の曖昧さがあります。
人は、必要だと感じたことや自分にとって興味深いことは覚えやすいですが、どうでもいいと感じたことはすぐに忘れてしまいます。
例えば、1年前の旅行の詳細な出来事をすべて覚えているでしょうか？
または、同僚から頼まれた仕事をすっかり忘れてしまった経験はありませんか？
人間はすべてのことを記憶することはできず、特に重要ではないと感じた情報は優先的に忘れてしまうのです。
そのため、何度も説明しているのに、相手がその内容を覚えていないということが起こり得るのです。
相手の理解力だけの問題ではない
多くの人は、説明が伝わらない原因を「相手の理解力が低いから」と考えがちですが、それは誤解です。
実際には、説明する側が相手のスキーマや記憶の特性を理解し、それに応じた伝え方をしていないことが原因の場合が多いのです。
つまり、コミュニケーションがうまくいかないのは、相手のせいだけではなく、自分自身の伝え方にも問題があることが多いのです。
伝わる説明をするための方法
相手の立場に立つ
まず、相手の立場に立って考えることが大切です。
これは単に「相手に配慮する」という意味ではなく、相手の知識や状況を想像しながら伝えることを意味します。
例えば、専門的な話をする際には、相手がその分野に詳しくない場合、できるだけわかりやすく噛み砕いて説明することが求められます。
また、道案内をする際には、相手が知っているであろう目印を使って説明すると、より分かりやすくなります。
同じように、仕事の報告でも、相手の役職や関心に応じて、重要なポイントを強調することが重要です。
常に「これで相手に伝わるだろうか？」と自問自答しながら話すことで、説明が伝わりやすくなります。
理由を添えて説明する
次に、結論だけでなく、その理由も一緒に伝えることが効果的です。
人間は、なぜそうするのか、どうしてそれが必要なのかといった理由を理解することで、納得しやすくなります。
例えば、上司が「この書類を毎日チェックして」と言うだけではなく、「チェックしないとミスが発生してしまうから」という理由を添えることで、部下はその重要性を理解しやすくなります。
また、単に「遅れないでください」と言うよりも、「遅れると他の人にも迷惑がかかるから」と理由を添えることで、相手の心に響きやすくなるのです。
具体例を使う
説明をわかりやすくするためには、具体例を使うことが効果的です。
抽象的な話は、相手が自分の経験やスキーマに基づいて解釈してしまうため、誤解が生じやすくなります。
例えば、「ビジネスカジュアルな服装で」と言うよりも、「襟付きのシャツにチノパンを着用してください」と具体的に指示する方が、相手に正確に伝わりやすくなります。
ただし、具体例を挙げすぎると、情報量が多くなりすぎてしまうため、最初に抽象的な概念を伝え、そこに1つか2つの具体例を付け加えるとバランスが取れます。
まとめ
コミュニケーションは、私たちの日常生活や仕事において非常に重要なスキルです。
しかし、「何度も説明しているのに、どうして伝わらないのか？」と悩むことも多いでしょう。
本記事では、説明が伝わらない理由として、私たちがそれぞれ異なるスキーマを持っていることや、記憶が曖昧であることを挙げました。
また、伝わる説明をするための具体的な方法として、相手の立場に立って考えること、理由を添えて説明すること、そして具体例を使うことが重要であることを解説しました。
これらのポイントを押さえておけば、あなたの説明はより伝わりやすくなり、相手とのコミュニケーションが円滑に進むことでしょう。
今後、仕事やプライベートで説明が伝わらないと感じたときには、ぜひこの記事の内容を思い出し、実践してみてください。
コミュニケーション能力の向上は、あなたの人間関係を豊かにし、成功への道を開く大きな一歩となるでしょう。